Zarówno faktury zaliczkowe, jak i końcowe, są niezbędne podczas rozliczeń w każdym przedsiębiorstwie. Są one nie raz wystawiane jeszcze przed realizacją usługi, czy też dostawą towaru. Jest to wygodna forma nie tylko dla przedsiębiorstw, ale również dla klientów. Dlaczego faktury zaliczkowe i końcowe są tak powszechne? Tego dowiemy się, jeśli poznamy definicje obu z nich oraz sytuacje, kiedy się je wystawia.
Czym jest faktura końcowa?
Faktura końcowa to dokument, który kończy daną transakcję. Aby wiedzieć, jak wystawić fakturę końcową, należ mieć na uwadze, że jest ona powiązana z fakturą zaliczkową. Faktura końcowa musi zostać wystawiona przez sprzedawcę na rzecz odbiorcy usługi w przypadku, gdy faktura zaliczkowa nie zawierała całkowitej wartości towaru lub usługi. Sprzedawca powinien wartość faktury końcowej pomniejszyć o wartość wpłaconej już zaliczki. Co więcej, sprzedawca usług powinien pomniejszyć również kwotę podatku o łączną kwotę podatku, która została wykazana w fakturze zaliczkowej. Faktura końcowa powinna być wystawiona nie później niż 15-go dnia miesiąca, po następnym miesiącu, w którym została zrealizowana usługa lub dostarczony towar. Oczywiście pamiętajmy, że faktura końcowa powinna zawierać wszystkie elementy zwykłej faktury. Jeśli faktura zaliczkowa zawiera pełną wartość zamówienia, w takim przypadku zbędne będzie wystawianie faktury końcowej.
Kiedy wystawiana jest faktura zaliczkowa
Z kolei faktura zaliczkowa jest wystawiana przez sprzedawcę dla kupującego w momencie, kiedy ten chce otrzymać część wartości usługi lub towaru jeszcze przed realizacją zamówienia. Jest to częste postępowanie, które w pewien sposób potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji. Co więcej, zaliczki podczas kosztownych przedsięwzięć zapewniają środki na rozpoczęcie realizacji usługi. Faktura zaliczkowa podobnie jak ta końcowa musi posiadać wszystkie elementy zwykłej faktury VAT. Istnieją pewne wyjątki w obowiązku dokumentacji zaliczek. Nie mamy takiego obowiązku, jeśli zaliczka jest płacona między innymi na poczet:
- wewnętrznych dostaw towarów
- świadczenia stałych usług prawnych oraz biurowych
- dostaw energii cieplnej i energetycznej
- świadczenia usług najmu, leasingu oraz dzierżawy
Warto też wiedzieć, że faktura zaliczkowa może być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed realizacją usługi, czy tez dostawą towaru. Dodatkowo nie może być ona wystawiona później niż 15-go dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym nastąpiła realizacja usługi. Co więcej, do każdej faktury zaliczkowej, której kwota jest tylko częścią rzeczywistej wartości usługi należy wystawić fakturę końcową, o której była mowa powyżej. Pamiętajmy, że osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a chcą otrzymać fakturę zaliczkową, muszą zwrócić się z prośbą o jej wystawienie do przedsiębiorcy.
Podstawowe elementy faktury zaliczkowej oraz końcowej
Zarówno faktura zaliczkowa, jak i końcowa, muszą posiadać wszystkie elementy zwykłej faktury VAT. Będzie to więc:
- data wystawienia
- dane sprzedawcy
- dane nabywcy
- numer identyfikacji podatkowej
- kolejny numer identyfikujący daną fakturę
- datę otrzymania zaliczki
- datę realizacji/otrzymania towarów
- szczegółowe dane odnośnie towaru lub usługi
- ilość towaru
- wartość towaru lub usługi
- wartość podatku
Dodatkowo faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery i spis faktur zaliczkowych, które już zostały wystawione.