Wiadomo już od pewnego czasu, że technologia jest niezbędna w pracy prawnika. Poprawia jakość obsługi klienta. Kancelarie muszą też przynajmniej pomyśleć o aktualizacji dotychczasowych platform. Dużą popularnością cieszy się oprogramowanie dla kancelarii oparte na chmurze. Wtedy możesz z niego korzystać w każdej chwili i dowolnym miejscu.
Oprogramowanie zwiększające produktywność
Prawnicy potrzebują oprogramowania zwiększającego produktywność. Dzięki temu mogą sprawnie wykonać wszystkie zadania. Odpowiedni program ułatwi wysyłanie e-maili, przygotowywanie umów, tworzenie prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych oraz baz danych. Takie oprogramowanie dla kancelarii ma też inne przydatne funkcje.
Dzięki niemu można łatwiej zarządzać dokumentami, poszczególnymi sprawami i teczkami klientów. Pozwala ustalić harmonogram i umówić spotkania. Korzystając z takiego oprogramowania, nie musisz się już martwić, że zapomnisz o jakimś terminie. Nowoczesne oprogramowanie można również śmiało wykorzystać do obsługi księgowości i fakturowania.
Oprogramowanie do konwersji plików
Jeśli chcesz usprawnić swoją pracę, koniecznie zwróć uwagę na program do konwersji plików. Dzięki niemu możesz zaoszczędzić sporo czasu. Pozwala bezproblemowo tworzyć pliki w różnych formatach. Nie musisz już przepisywać dokumentów.
Format pliku PDF jest bardzo popularny z co najmniej kilku powodów. Przede wszystkim można go odczytać na prawie każdym komputerze. Po drugie, Adobe Acrobat Reader jest darmowy. Plik PDF zajmuje znacznie mniej miejsca na dysku niż Word i inne podobne dokumenty.
Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów
Oprogramowanie dla kancelarii do automatyzacji dokumentów umożliwia dostosowanie szablonów na wiele różnych sposobów. Można do niego łatwo i szybko dodawać informacje o klientach.
Wiele tego typu narzędzi zawiera wtyczki do Microsoft Word. Dzięki temu możesz opracowywać dokumenty w intuicyjnym interfejsie. Niektóre oprogramowania oferują też kompletny przewodnik. Można go śmiało wykorzystać podczas szkolenia pracowników.
Oprogramowanie dla kancelarii do zarządzania dokumentami
Większość narzędzi do automatyzacji dokumentów oferuje pewien poziom kontroli zarządzania dokumentami. Warto jednak zainteresować się samodzielnymi narzędziami. Wyposażone są w wiele przydatnych funkcji.
Do najważniejszych opcji oprogramowania dla kancelarii możemy zaliczyć kontrolę wersji, dodatkowy poziom kontroli dostępu, integracja z istniejącymi systemami folderów (np. Dysk Google, Dropbox) i oprogramowaniem (Microsoft Word, Outlook), teczka offline. Zwróć też koniecznie uwagę na etykietowanie/oznaczanie i możliwość globalnego wyszukiwania. Bez względu na to, czy masz małą, czy dużą kancelarię, takie oprogramowanie na pewno Ci się przyda.
Oprogramowanie do zarządzania sprawami
Wydaje się być rozwiązaniem całościowym. Zawiera większość typowych funkcji zarządzania kancelarią prawną w jednym, dostępnym pakiecie. Taka opcja jest niezwykle wygodna. Pozwala też zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy.
Ogólnie rzecz biorąc takie oprogramowanie dla kancelarii pozwala na:
- zarządzanie kontaktami,
- archiwizowanie wiadomości e-mail,
- zarządzanie dokumentami,
- zarządzanie kalendarzem (z opcjami synchronizacji dla istniejącego systemu poczty e-mail/kalendarza),
- czas, fakturowanie i księgowanie.
Niektórzy dostawcy stworzyli interfejsy API umożliwiające osobom trzecim pisanie aplikacji dla swoich programów. Jeśli więc chcesz np. używać QuickBooks, możesz go bez problemu używać w systemie zarządzania sprawami. Takie oprogramowanie często jest oparte na chmurze.