Wraz z uchwaleniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, która przewiduje bardzo dotkliwe sankcje, nawet w przypadku nieumyślnego udostępnienia danych osobowych nieuprawnionym do tego osobom, niszczarki do dokumentów stały się nieodzownym wyposażeniem nawet najmniejszych firm. Dodatkowo rosnąca konkurencja pomiędzy firmami wymusza konieczność niszczenia danych o planowanych przez firmę działaniach czy informacjach o produktach.
Niszczarki produkujące paski czy ścinki
Dwa podstawowe rodzaje niszczarek do dokumentów to te częściej spotykane – bo tańsze i prostsze w budowie – niszczarki tnące na paski oraz droższe, ale bardziej skuteczne w niszczeniu dokumentów niszczarki tnące dokumenty na ścinki. Jeśli chcemy mieć pewność, że nikt nie odczyta treści niszczonych dokumentów, powinniśmy zaopatrzyć się w ten drugi rodzaj. Dokumenty są przez cięte na niewielkie kawałeczki papieru, z których odczytanie wiadomości jest praktycznie niemożliwe.
Najważniejsze cechy niszczarek do dokumentów
Ponadto w zależności od wielkości i przeznaczenia, wydajności niszczarki dzieli się na urządzenia osobiste, przybiurkowe, biurowe, biznesowe oraz niszczarki o dużej wydajności. W niewielkiej kilkuosobowej firmie wystarczy niszczarka osobista lub przybiurkowa. Jeśli jednak szukamy sprzętu dla korporacji, gdzie ilość niszczonych dokumentów jest znaczna i wymaga jednolitego, centralnego niszczenia tego typu urządzenie się po prostu nie sprawdzi. Konieczne jest zastosowanie niszczarki biznesowej o dużej wydajności. Ponadto przy wyborze urządzenia trzeba zastanowić się, co będzie niszczone. Z dokumentami zszytymi spinaczami lub zszywkami poradzi sobie większość niszczarek, jednak te z wyższej półki potrafią niszczyć także dokumenty zalaminowane, jak również z folią do rzutników. Najdroższe modele poradzą sobie również z płytami CD/DVD a przecież większość danych obecnie archiwizowana jest w formie elektronicznej. Modele takie zniszczą również plastikowe karty debetowe, kredytowe czy karty dostępu.
Stopnie tajności niszczarek do dokumentów
Kolejnym ważnym parametrem przy wyborze niszczarki do dokumentów jest określenie, z jaką dokładnością mają być niszczone ważne akta – im mniejsze są ścinki papieru po zniszczeniu, tym lepiej zabezpiecza ona tajność dokumentów. Zgodnie z normą DIN 66399, niszczarki do dokumentów dzieli się na siedem kategorii ochrony niszczonych dokumentów papierowych.
Pierwsze dwie klasy tajności dokumentów (P-1 przeznaczona do mało ważnych dokumentów i P-2 do niszczenia korespondencji wewnętrznej) używane są dla ogólnej korespondencji biurowej, zarówno wewnętrznej, jak i z kontrahentami. Aby zachować stopień tajności zgodny z normą określoną dla tego typu dokumentacji, niszczarka powinna ciąć papier na paski o maksymalnej szerokości 12 lub 6 mm. Długość pasków może być dowolna. W przypadku dokumentów, które firma określi jako poufne, paski muszą być już bardzo wąskie. Są to niszczarki klasy P-3 – przeznaczone do dokumentów poufnych oraz P-4 – do dokumentów szczególnie poufnych. Produkowane przez nich ścinki mają długość 80 mm przy szerokości 2 mm lub 60 x 4 mm. Dokumenty kluczowe dla interesów firmy określane są w normie jako tajne i ściśle tajne. Tu niszczarka nie może już produkować pasków, a jedynie ścinki. Norma definiuje trzy kategorie niszczarek – do dokumentów z tajnymi informacjami – ścinki wytwarzane przez niszczarki kategorii P-5 muszą mieć powierzchnię mniejszą od 30 mm², urządzenia kategorii P-6 – dla dokumentów ze szczególnie tajnymi informacjami – powierzchnię mniejszą od 10 mm², zaś kategorii P-7, dla dokumentów ściśle tajnych – nie większą niż 5 mm².