Postępująca komputeryzacja i informatyzacja wywarły ogromny wpływ na system pracy w wielu branżach, w tym również w księgowości. Obecnie dla klientów największe znaczenie ma szybkość komunikacji oraz automatyzacja procesów, które pozwala na maksymalne skrócenie czasu wykonywania określonych czynności. Nowoczesne biuro rachunkowe musi nadążać za zmieniającymi się potrzebami klientów, dążąc do uproszczenia wielu zadań oraz zastosowania prostych, a jednocześnie skutecznych narzędzi. Co warto wiedzieć na ten temat?
Czego oczekują klienci?
Prawidłowe księgowanie dokumentów oraz terminowość to dwie cechy, które powinny charakteryzować każde biuro rachunkowe. Stanowią one podstawę, która jednocześnie jest niewystarczająca, aby wyróżnić się na tle konkurencji. Jedną z kluczowych kwestii jest dobra komunikacja, szybkie dostarczanie odpowiedzi klientom na ich zapytania oraz doradztwo w związku ze zmieniającymi się przepisami. Obecnie księgowy jest kimś więcej niż tylko zewnętrznym pracownikiem, który zajmuje się dokumentami.
Najlepsi specjaliści w swojej dziedzinie mogą stać się partnerami biznesowymi, których opinie bierze się pod uwagę w związku z prowadzoną działalnością. Wykorzystują oni swoją nieustannie poszerzaną wiedzę, aby pomóc w jak najlepszym rozwoju firmy klienta. Nowoczesne biura księgowe wiedzą jak ważne jest utrzymywanie dobrych relacji z drugą stroną. Szczerość w kontaktach daje obopólne korzyści i pozwala lepiej zrozumieć wzajemne funkcjonowanie. Pozwala także ograniczyć do minimum problem związany z niedostarczeniem na czas dokumentów do biura księgowego, gdyż klient zdaje sobie sprawę z konsekwencji takich działań.
Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi
Wykorzystanie nowoczesnych systemów do archiwizacji dokumentów oraz ich przesyłania przekłada się na przyspieszenie wielu procesów oraz ułatwienie wykonywania obowiązków. To też skuteczny sposób na wyeliminowanie konieczności osobistego dostarczania faktur i innych dokumentów osobiście przez klienta, co praktycznie zawsze wiązało się z opóźnieniem i skutkowało sezonowością pracy. Każde nowoczesne biuro rachunkowe powinno wdrożyć własny kanał komunikacji, który będzie szybki i prosty w użyciu. Szczególnie wygodnym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentacji w chmurze.
Jedną z jego największych zalet jest błyskawiczny i łatwy dostęp. Dużą popularnością cieszą się także aplikacje na telefon, które można wykorzystać do wysyłania zdjęć faktur bezpośrednio do księgowego. Co więcej, dokumenty księgują się automatycznie, a pracownicy biura nie muszą wprowadzać ręcznie danych do systemu, co jest nie tylko niezwykle czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem błędu.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Zdarza się wiele sytuacji, gdy u klienta pojawia się konieczność natychmiastowego dostępu do konkretnych dokumentów, np. podczas trwającego spotkania biznesowego. Oczywistym jest, że w tym momencie pisanie maili czy telefonowanie do księgowego jest niemożliwe, ze względu na zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź. Nowoczesne biura rachunkowe, które wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów, dają klientowi stały zdalny dostęp do archiwum, niezależnie od dnia i godziny. Takie rozwiązanie ma także wiele korzyści dla samego biura. Przekłada się na szybsze procesowanie dokumentacji i daje możliwość szybkiego przygotowania zestawień czy raportów na życzenie klienta.
Jeśli chcemy prowadzić nowoczesne biuro, konieczne jest nie tylko stałe aktualizowanie wiedzy, w związku ze zmieniającymi się przepisami prawa, ale również wdrażanie różnego rodzaju narzędzi, które pozwolą nam uzyskać przewagę konkurencyjną. Oczywiście należy także zadbać o budowanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami, którzy dzięki temu będą chcieli z nami zostać jak najdłużej.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy BT&A Sp z o. o. Sp. k. z Poznania.