Aktualnie przepisy są tak skonstruowane, że żadna transakcja kupna-sprzedaży nie może zostać przeprowadzona bez wiedzy fiskusa. Co prawda nie zgłasza się jej (jeszcze) w dniu zdarzenia, ale datę oraz treść należy zaznaczyć na dokumencie sprzedaży. Samo wystawienie faktury VAT nie jest trudne, do momentu kiedy zaczynają obowiązywać przepisy szczególne. Jeśli jeszcze dochodzą do tego systematyczne zmiany prawne, to fakturowanie staje się wyzwaniem dla zwykłego przedsiębiorcy. Jak poradzić sobie w gąszczu ustaw i rozporządzeń? Jakie kroki podjąć, wiedząc że zbliża się 2020 rok a wraz z nim kolejne nowości legislacyjne?
FakturaLight – prosty program do wystawiania faktur 2020
Widząc, jak niestabilne jest polskie prawo podatkowe w ostatnich miesiącach, najrozsądniejszą decyzją przedsiębiorcy jest profesjonalne i aktualne wsparcie techniczne. Jak się do tego zabrać? Przede wszystkim najważniejszym krokiem jest przegląd oprogramowania w firmie, jeszcze przed końcem roku. Merytoryczna ocena używanych aplikacji, da rzeczowy obraz przygotowania przedsiębiorstwa na realizację przyszłych zobowiązań fiskalnych. A już teraz wiemy, co jest planowane na początek roku 2020. Program do wystawiania faktur, który w firmie odgrywa kluczową rolę, musi więc dynamicznie „maszerować” w tempie nadchodzących zmian podatkowych. Ale zmiana aktualnego oprogramowania, czy też wybór nowego, nie może się odbywać wyłącznie pod kryterium nowelizacyjnym. Pod uwagę należy też wziąć nastawienie i odczucia użytkownika. Korzystanie z aplikacji, już od pierwszego uruchomienia, powinno przebiegać płynnie i zachęcać do pracy. A w razie wybrania niewłaściwego polecenia, komunikaty informujące powinny być napisane uniwersalnym językiem, aby były zrozumiałe dla każdego. Takie podejście przyniosło mnóstwo klientów firmie Complay z Podkarpacia, która stworzyła prosty program do wystawiania faktur FakturaLight. Obecnie jest to najczęściej wybierana aplikacja do fakturowania na system macOS. Swoją popularność zawdzięcza nowoczesnej i modnej wizualizacji panelu, powszechnie występującej na urządzeniach mobilnych i komputerach. Dzięki czemu użytkownik swobodnie korzysta z dostępnych opcji. Występuje w wersji podstawowej oraz w wariancie rozszerzonym z gospodarką magazynową.
Fakturowanie z magazynem 2020
Rok 2020 przynosi nie tylko zmiany w fakturowaniu, ale także w magazynowaniu. Tym razem to wspólnotowe przepisy prawa wpłyną na podmioty gospodarcze, prowadzące transgraniczną działalność. Nowelizacje prawa odnosić się będą do zasad rozliczania VAT od wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT), transakcji łańcuchowych w ramach UE i dostaw z udziałem magazynów typu „call-off stock”.
Zacznijmy od procedury call-off stock. Dotyczy ona głównie podatników przemieszczających swoje towary do innego kraju UE. Do tej pory czynność ta wymaga zgłoszenia WDT w kraju wysyłki, jak i WNT w kraju przeznaczenia, która wiązała się również z rejestracją do VAT w tym drugim kraju. Procedura magazynu call-off stock pozwoli pominąć raportowanie WNT przez przemieszczającego towary i przerzucić ten obowiązek na nabywcę w momencie pobrania tych towarów. To rozwiązanie znajduje jedynie zastosowania do towarów handlowych przeznaczonych dla z góry znanego odbiorcy. Niemniej, nowe przepisy przewidują możliwość zmiana podmiotu, który nabędzie towary i rozpozna z tego tytułu WNT. Jest jeszcze jeden warunek, który mówi, że towary mogą oczekiwać w magazynie na pobranie nie dłużej niż 12 miesięcy bez naruszenia reguł uproszczenia.
Kolejną istotną zmianą dla szerszej grupy przedsiębiorców, jest zaostrzenie warunków zastosowania 0% stawki VAT do dostaw wewnątrzwspólnotowych (WDT). Oprócz tego, że końcowy odbiorca dostawy musi być zidentyfikowany do celów VAT w państwie UE innym niż państwo rozpoczęcia dostawy towarów, to powinien on także podać swój numer identyfikacyjny VAT swojemu dostawcy. Dodatkowo dostawca ten będzie miał obowiązek złożenia informacji podsumowującej dotyczące tej dostawy.
Natomiast w przypadku prawidłowego rozliczenia VAT w dostawach łańcuchowych, konieczne jest przypisanie transportu do jednej konkretnej sprzedaży w całym łańcuchu (tzw. dostawa ruchoma). Od 1 stycznia 2020 r. dostawą ruchomą będzie sprzedaż do tzw. podmiotu pośredniczącego, którym będzie podmiot transportujący towary. Odstępstwo od powyższej zasady, w którym zwolnienie przypisuje się do dostawy towarów dokonanej przez podmiot pośredniczący, ma miejsce w przypadku, gdy ten podmiot przekazał swojemu dostawcy numer identyfikacyjny VAT nadany mu przez państwo członkowskie, z którego towary są wysyłane lub transportowane. Niestety, nowe przepisy nie uwzględniają sytuacji, w której jest więcej niż jeden pośrednik albo jeden z podmiotów transakcji łańcuchowej nie ma siedziby lub miejsca zamieszkania w państwie członkowskim UE.
Nowe przepisy, które mają wejść w życie 1 stycznia 2020 r., wymuszają analizę struktur organizacyjnych i procesów dotychczas funkcjonujących w firmie, w szczególności sposobu dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Im szybciej to nastąpi, tym dany przedsiębiorca może lepiej przygotować się na nadchodzące zmiany, by oczekiwane uproszczenia nie stały się uciążliwymi utrudnieniami. Uwagę należy poświęcić także oprogramowaniu używanemu w firmie. Przede wszystkim zwrócić uwagę, by w roku 2020 program do wystawiania faktur i magazynu pozwolił przygotować fakturę WDT według najnowszych procedur.