Za przechowywanie dokumentów można rozumieć bezpieczne gromadzenie informacji, które nie są w dane chwili przydatne lub których nie używa się regularnie. Przechowywanie dokumentów to bardzo ważny element występujący w praktycznie każdej działalności komercyjnej i instytucjach państwowych. W świetle nowych przepisów związanych z RODO – prawidłowe i bezpieczne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów staje się nad wyraz istotne.
Rodzaje przechowywania dokumentacji
Chociaż sposobów przechowywania dokumentów jest bardzo wiele – można skategoryzować je na dwa główne rodzaje: gromadzenie dokumentów we własnym obiekcie firmy, lub jego zlecenie firmie zewnętrznej. Każda z wybranych opcji ma swoje wady i zalety, które przed zmianą sposobu przechowywania dokumentów, należy dobrze poznać.
Przechowywanie dokumentów we własnym obiekcie, hali, magazynie lub po prostu wygospodarowanym w biurowcu pomieszczeniu wiąże się z koniecznością stworzenia dodatkowych etatów i wdrożeniu odpowiedniego systemu archiwizacji, który pozwala na szybkie lokalizowanie dokumentów. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów powierzona specjalistycznej firmie zewnętrznej wymaga przeprowadzenia dobrego researchu i wybrania najlepszej. Firmy zewnętrzne (np. Rhenus Data Office Polska) gromadzą odebrane dokumenty i przechowują je w przeznaczonych wyłącznie do tego celu obiektach zewnętrznych. W zależności od wybranej usługi mogą np.:
- zarchiwizować dokumenty, zeskanować i przesyłać na każde żądanie w formie elektronicznej
- archiwizować dokumenty, zeskanować i przesyłać na każde żądanie w formie papierowej
- skanować dokumenty papierowe przed ich zarchiwizowaniem lub zniszczeniem
Przechowywanie dokumentów poza siedzibą przedsiębiorstwa generuje oszczędności – ogranicza potrzebne na stworzenie firmowego archiwum miejsce i w znaczący sposób ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Przy opisywaniu tego zagadnienia warto raz jeszcze podkreślić, że istnieje zasadnicza różnica między archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Archiwizacją nazywa się ciągłe uporządkowywanie dokumentów według ustalonego schematu. Proces ten najczęściej jest objęty specjalnym regulaminem, którego priorytetem jest utrzymanie najwyższej kontroli i bezpieczeństwa nad zawartością dokumentów. Przechowywanie dokumentów to gromadzenie ich w zgodny z regulaminem i bezpieczny sposób. Bezpieczeństwo oznacza w tym wypadku brak dostępu do archiwum osób nieuprawnionych i wyjątkowa ochrona treści, zachowanie zasad bezpieczeństwa p.poż i ochrona przed innymi czynnikami zewnętrznymi.
Przed zarchiwizowaniem i przekazaniem do przechowywania jakichkolwiek dokumentów biznesowych należy określić i ujednolicić sposób ich archiwizacji. W tym celu należy stworzyć odpowiednią procedurę zarządzania i archiwizacji dokumentów. Dane muszą być jednocześnie łatwo dostępne i doskonale chronione. Niezależnie od tego, jaki rodzaj usługi archiwizacji i przechowywania się wybierze, firma zajmująca się archiwizacją dokumentów zbierze i przetransportuje wszystkie dokumenty z siedziby firmy do specjalnego magazynu, w którym będą przechowywane przez określony umową czas.
W przypadku klasycznego, standardowego przechowywania dokumentów, firma zajmująca się archiwizacją przechowuje dokumenty w dedykowanym ku temu magazynie. Każda partia dokumentów jest przechowywana w oddzielnych pudełkach i opcjonalnie plikach z własnym kodem kreskowym. Dzięki temu w prosty i bezpieczny sposób można sprawdzić zawartość pudełka bez konieczności otwierania. Gdy firma potrzebuje treści dokumentów przekazanych do archiwizacji, w każdym momencie można poprosić archiwum zewnętrzne o dostarczenie oryginalnego egzemplarza w formie papierowej lub elektronicznej. Usługa skanowania jest bardzo pożyteczna. Profesjonalne firmy (np. Rhenus) oferują swoim klientom dostęp do portalu internetowego, za pośrednictwem którego można zobaczyć, gdzie są przechowywane są dokumenty oraz poznać daty ich odzyskania lub zniszczenia.
Dość dobrym odbiorem cieszy się również usługa , która obejmuje skanowanie całego archiwum, a następnie zniszczenie i recykling dokumentów papierowych lub opcjonalnie – przechowywanie ich w archiwum. Kluczową zaletą usługi pełnego skanowania archiwów jest to, że po zeskanowaniu dokumentów można uzyskać do nich dostęp i zarządzać nimi bez konieczności zwracania się do firmy archiwizującej z prośbą o ich przesłanie. Ze względu na nakład pracy ta usługa często wiąże się z nieco wyższymi kosztami niż usługa skanowania na żądanie. Oprogramowanie do archiwizacji dokumentów sprawia, że lokalizowanie, śledzenie i wyszukiwanie zarchiwizowanych dokumentów jest łatwe i bezpieczne, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Jeśli dokumenty zostały zeskanowane i są przechowywane w formie cyfrowej, dzięki dostępowi do platformy online można mieć pełny wgląd do całego archiwum. Jeśli zaś dokumenty zostały zarchiwizowane bez skanowania, można użyć oprogramowania, aby zobaczyć, gdzie są przechowywane, poznać daty ostatniego pobrania lub zniszczenia itp.
Archiwizacja dokumentów w firmie
Jeśli firma decyduje się jednak na archiwizację dokumentów na miejscu – w siedzibie przedsiębiorstwa, musi odpowiednio przygotować procedury i określić sposób archiwizacji. W takiej sytuacji również można wykorzystać gotowe rozwiązania oferowane przez zewnętrzne firmy archiwizujące i przechowujące dokumenty. Dostęp do specjalnego oprogramowania pozwala pracownikom na samodzielną archiwizację dokumentów firmowych i tylko przekazywanie ich do przechowywania lub umieszczanie ich we własnym archiwum. Warto przy tym pamiętać, że cały proces archiwizacji i przechowywania musi być zgodny z ogólnie przyjętymi normami. bezpieczeństwa. Do biurowego archiwum dostęp powinni mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy, którzy na zlecenie, odnajdą i przygotują dokumenty w formie papierowej (mimo popularności wersji cyfrowych, są one nadal wymagane przez instytucje państwowe, w tym Sądy).
Wiele małych, średnich i dużych firm musi radzić sobie zarówno z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej, jak i cyfrowej, dlatego każdy wdrażany system musi zawierać zasady i wytyczne dotyczące wszystkich rodzajów dokumentów. W dobie wysokich opłat za najem lokali komercyjnych – czasem bardziej ekonomiczne jest powierzenie przechowywania dokumentacji swojej firmy profesjonalistom.