Pandemia wiele zmieniła w biznesowej rzeczywistości. Wiosenny lockdown przeniósł nasze życie do Internetu, a prowadzenie interesów sprowadził na pewien czas do… wideokonferencji. Po letnim „rozprężeniu” powracamy do obostrzeń. Firmowe spotkania w reżimie sanitarnym czy rozmowy online z klientami rządzą się swoimi prawami. Dobrze znać best practice w tym zakresie.
Podstawowe zasady spotkania biznesowego online bazują na regułach obowiązujących podczas „tradycyjnych” business meetingów, ale to nie wszystko. Tu dochodzi jeszcze savoir-vivre związany z samym kanałem komunikacji. Rozmowa przez Internet różni się jednak od tej face-to-face i trzeba te różnice mieć na uwadze.
Biznesowe rozmowy online – dobre praktyki
Przygotowując biznesowe spotkanie przez Internet, podczas którego będziesz się nie tylko słyszeć, ale i widzieć na przykład z klientem czy kontrahentem, zabezpiecz dobrej jakości połączenie i sprzęt. Zadbaj o to, by nie było problemów technicznych w trakcie rozmowy online, by obraz był w odpowiednio wysokiej rozdzielczości, a dźwięk płynny. Nie ma nic bardziej frustrującego niż przerwy w komunikacji.
Koniecznie zadbaj o właściwą „scenerię” i tło akustyczne. Spotkania biznesowe to zdarzenia wymagające odpowiedniej oprawy i powagi. Kompozycja kadru, w którym się pokażesz nie musi być idealna, ale nie może być przypadkowa. To, co stanowi tło podczas takiej rozmowy online świadczy o tobie i o twoim stosunku do rozmówcy. Podobnie jest z dźwiękiem. Nie można pozwolić sobie na zakłócenia czy przypadkowe odgłosy. Najlepiej telekonferencje przeprowadzać w kabinie akustycznej. Wtedy wypadniesz perfekcyjnie.
Fot. Kabina akustyczna hushMeet.L do spotkań firmowych i rozmów online.
Twój wizerunek i zachowanie też mają znaczenie. Postaraj się o schludny, neutralny wygląd (czyli klasyczny biznesowy dress code), utrzymuj rzeczowy ton i wyraźny, niezbyt szybki ale i nie za wolny sposób mówienia. Powstrzymaj się od nadmiernego gestykulowania. Rozmawiając online z klientem czy partnerem biznesowym nie zajmuj się niczym innym – poświęcaj uwagę tylko rozmówcy, utrzymuj z nim kontakt wzrokowy.
Na rozmowę przez Internet umawiaj się kilka dni wcześniej. Rozmówca też musi mieć szansę, aby się do tego odpowiednio przygotować. Ustalając termin takiego spotkania biznesowego, tak jak w każdym innym przypadku, warto uzgodnić, poza datą, także jego temat i czas trwania.
Jeżeli w rozmowie uczestniczy więcej niż dwie osoby, powinien być „moderator” lub też po prostu organizator spotkania online, który odpowiada/narzuca jego przebieg, przedstawia uczestników meetingu, udziela głosu, pilnuje czasu i agendy.
I jeszcze rzecz niby oczywista, ale warto ją podkreślić – przygotowanie merytoryczne. Do biznesowej rozmowy przez Internet, tak samo jak do tej offline, należy się przygotować: wiedzieć, o czym będzie mowa, co się chce powiedzieć, o co zapytać, jakie rzeczy omówić. Jeżeli potrzebne są jakieś dokumenty czy dodatkowe materiały, musisz je podczas telekonferencji mieć pod ręką. Niedopuszczalne jest opuszczanie spotkania, nerwowe przerzucanie segregatorów czy strata czasu na przeszukiwanie dysku. Jeśli dochodzi do takiej sytuacji, świadczy to o braku profesjonalizmu.
Spotkania biznesowe online – faux pas
Nie wszystko zawsze idzie jak po maśle i wpadki zdarzają się każdemu, ale są takie błędy, które trudno wybaczyć. Jeśli więc czeka cię ważna, biznesowa rozmowa online, pamiętaj…
Nie spóźniaj się! Czasem decyduje o tym tak zwana siła wyższa, na którą trudno cokolwiek poradzić (można tylko przeprosić rozmówcę, ale najczęściej wynika to jednak ze złej organizacji lub z niedopatrzeń wynikających ze złego przygotowania się do rozmowy przez Internet (niesprawny sprzęt – niesprawdzony odpowiednio wcześniej).
Nie wychodź z wirtualnego spotkania przed jego zakończeniem – nawet jeśli jesteś jednym z kilku uczestników. Jeżeli sytuacja naprawdę tego wymaga, przeproś dyskretnie – zostawiając informację na czacie lub na kartce, która widoczna będzie dla wszystkich „w twoim kadrze”.
Nie przerywaj innym wypowiedzi i nie wydłużaj nadmiernie swojej. Trzeba trzymać się zasad savoir-vivre i przydzielonego czasu mówienia. Komunikacja online bywa trudna i bez tego. Jeśli rozmawia więcej osób, które nie są zdyscyplinowane w tym kontekście, powstaje chaos.
Nie wyglądaj krzykliwie albo dziwacznie. To niepotrzebne, to nie jest oryginalne, bywa śmieszne, a na pewno rozprasza rozmówcę (lub rozmówców). Najlepiej zapomnieć o nietypowych fryzurach, pstrokatych strojach, dużej, zwracającej uwagę biżuterii etc.
Nie utrudniaj komunikacji niewłaściwym sposobem mówienia czy kadrowania własnej postaci. Męczące jest dla drugiej strony, gdy ktoś mówi za cicho albo niewyraźnie. Niekomfortowe jest również to, gdy ktoś mówi za głośno, za szybko albo – wręcz przeciwnie – cedzi każde słowo. Trzeba być naturalnym i neutralnym oraz zachować zdrowe proporcje, ustawiając kamerę. Optymalny kadr w takich sytuacjach obejmuje twarz i popiersie. Nie wolno robić zbyt dużych zbliżeń, bo bywa to nieestetyczne.
Nie trać kontaktu z rozmówcą. Tocząca się rozmowa online musi być cały czas na pierwszym planie. Nie odbiera się wtedy dzwoniących telefonów, nie otwiera drzwi do których ktoś akurat puka, nie dojada drugiego śniadania, nie bawi z psem itd. To rozmówca jest najważniejszy.
Obejrzyj kabinę, w której komfortowo i profesjonalnie przeprowadza się biznesowe rozmowy online, a także wewnętrzne spotkania firmowe – hushMeet.L >> Zapewnia ciszę (dźwięki spoza kabiny tłumione są do poziomu szeptu) i poufność (rozmów prowadzonych podczas wideokonferencji nie słychać poza kabiną). Pozwala też łatwo i zgodnie z etykietą zaplanować kadr i mieć pewność, że nikt niepowołany się do niego przypadkiem nie wedrze. W hushMeet.L można zainstalować duży ekran, monitor lub telewizor, a także optymalnie rozmieścić kamery czy mikrofony, by uzyskać jak najlepszą jakość komunikacji.